Har du også svært ved at give slip på dit arbejde, når du tager på ferie?
Så er du ikke alene. For mange af os sniger tankerne om indbakken, kalenderen og to do-listen sig med i kufferten, selv når vi har sat autosvar på. Resultatet? En ferie, hvor du aldrig helt logger af, og en første arbejdsdag, der føles tung at komme i gang med.
Men det kan du lave om på. Med den rette opsætning i Outlook skaber du ro til at trække stikket og vende tilbage med overskud.
Her får du 5 gode råd til at sætte Outlook op, så du kan holde fri med ro i maven.
Opsæt autosvar, så folk ved, at du er væk
Opsætning af autosvar er det første skridt til at sikre ro i hovedet, når du går på ferie. Ved at aktivere et autosvar i Outlook informerer du automatisk kolleger, kunder og samarbejdspartnere om, at du ikke er tilgængelig.
Er du i tvivl om, hvordan man laver autosvar i Outlook? Det er heldigvis ganske enkelt. I Outlook vælger du Filer og derefter Automatiske svar (autosvar), og her kan du både vælge tidsperiode og tilføje en personlig besked.
Anvender du det nye Outlook, skal du vælge Indstillinger, Konti og derefter Autosvar.
Et godt autosvar indeholder, hvornår du er tilbage, og hvem man eventuelt kan kontakte i mellemtiden. Husk at opsætte svar både til interne og eksterne kontakter, så alle modtager dit autosvar. Du kan også lave regler for, at du f.eks. videresender mails, så du sikrer dig, at der bliver taget aktion på tingene.
Eksempel på et godt autosvar
Hej
Tak for din besked.
Jeg holder ferie og er tilbage [indsæt dato]. I mellemtiden har jeg ikke adgang til min mail.
Har du brug for hjælp, mens jeg er væk?
Kontakt gerne [navn på kontaktperson] på [mail/telefonnummer], som står klar til at hjælpe.
Jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt, når jeg er tilbage.
Bedste hilsner
[Dit navn]
[Titel / Firma]
Vil du arbejde smartere i Outlook? På vores Outlook kursus lærer du, hvordan du får funktionerne til at spille sammen, så du sparer tid og får styr på både mails, kalender og opgaver.
Ryd op i indbakken
Inden du går på ferie, er det en god idé at rydde op i din indbakke, så du ikke vender hjem til et bjerg af gamle mails. Du skal fjerne og slette de mails, du ikke længere har brug for, også det, du allerede har afsluttet.
Heldigvis gør Outlook det nemt at skabe overblik ved at automatisere din mailhåndtering. I stedet for at flytte mails manuelt kan du oprette regler, der klarer det for dig. Du vælger, hvilke mails der automatisk skal sendes til mapper, f.eks. baseret på afsender, emne eller modtager. Det er ideelt til nyhedsbreve, specifikke kollegaer eller projektmails.
Du kan også oprette en ny mappe og undermapper med et enkelt klik i mappelisten. Overvej f.eks. en mappe til “Læs efter ferien”. En tydelig struktur gør det nemmere at komme godt tilbage.
Med få klik kan du forvandle en overfyldt indbakke til et overskueligt arbejdsrum og give dig selv en roligere start, når du vender tilbage.
Sæt opgaver på To-Do listen og brug opfølgningsflag
Inden du går på ferie, er det afgørende at få alt det løse ud af hovedet og ned i en plan. Med Outlooks opgaveliste og To Do-app kan du nemt samle dine opgaver ét sted og slippe bekymringerne.
Her får du et klart overblik over, hvad der skal følges op på efter ferien, og du undgår, at vigtige detaljer falder mellem stolene. Det er en god idé at sortere dine opgaver efter f.eks. “Vigtigt” og “Kan vente”.
Hvis du bruger det nye Outlook, kan du vælge Min dag.
Et godt råd er at bruge opfølgningsflag. Det giver dig et godt overblik over mails, der kræver handling, men som du ikke vil tage dig af med det samme, både i indbakken og i mails, du selv har sendt.
Med denne metode samler du dine opgaver i ét visuelt system, så du slipper for at huske det hele i hovedet og kan holde fri, velvidende at overblikket venter på dig, når du vender tilbage.
Vis i kalenderen, at du holder fri
Kalenderen i Outlook er ikke bare en oversigt over møder. Ved at markere feriedage og tilføje relevante helligdage sender du et klart signal om, at du ikke er til rådighed.
Start med at oprette en ny kalenderaftale for hele din ferieperiode. Sæt status til “Ikke til stede”, og gør aftalen synlig for andre, så kolleger ikke booker møder i denne periode.
Hvordan tilføjer man helligdage i Outlook? Du kan automatisk tilføje helligdage i Outlook. Gå til Kalender og Tilføj helligdage. På den måde er du altid opdateret og kan planlægge uden at overse fridage.
Reservér ”fokustid” til efter ferien
Når ferien slutter, venter der ofte en indbakke med mange ulæste mails. Derfor er det en god idé at reservere fokustid allerede, før du går på ferie.
Du kan oprette “fokustid” manuelt som almindelige kalenderaftaler og sætte status til “Optaget”. Navngiv dem f.eks. “Fokustid: mailoverblik”, og placer dem de første morgener efter ferien.
Du kan også bruge den indbyggede funktion Planlægningsvisning – i det nye Outlook: Planlægningsafstemning. Den hjælper automatisk med at finde ledige tidspunkter i kalenderen og reservere tid til koncentreret arbejde.
Formålet er enkelt: Du skal kunne lande roligt og struktureret uden at hoppe direkte ind i møder og beslutninger. Brug fokustiden til at gennemgå mails, afklare opgaver og prioritere, hvad der egentlig haster. Det skaber klarhed og giver dig en blød landing.
Måske vil du tage skridtet videre og blive endnu bedre til at planlægge og prioritere i en travl hverdag, så tag et kig på vores kursus i personlig planlægning og effektivitet.
Læg arbejdet fra dig med god samvittighed
Med få justeringer i Outlook kan du gå på ferie med ro i sindet og vende tilbage med overblik.
De 5 vigtigste råd
- Opsæt autosvar, så alle ved, du er væk
- Ryd op i indbakken, og brug mapper og regler
- Saml opgaver i To Do, og brug opfølgningsflag
- Marker “Ikke til stede” i kalenderen, og tilføj helligdage
- Planlæg fokustid efter ferien, så du får en rolig start
Ved at følge disse enkle råd slipper du for mailkaos og en overbooket kalender. Det handler ikke om at arbejde mere, men om at arbejde smartere.