,

Pivottabeller for begyndere

Pivottabeller for begyndere - Kursusfabrikken.dk

Hvis du arbejder med store datamængder i Excel, har du formentlig hørt om pivottabeller. Hvis ikke, præsenterer vi her et uundværligt analyseværktøj, som du kan bruge til at trække vigtig information ud af store, uoverskuelige datasæt. Med vores guide Pivottabeller for begyndere kan du komme godt fra start med pivottabeller.

 

Hvad er en pivottabel?

Hvis du er nybegynder i Excel, vil du formentlig primært bruge Excels standardfunktioner og -formler til udregning og analyse af dine data.

Men hvis du arbejder med store datamængder, findes der et værktøj, der kan gøre dit arbejde meget lettere.

Det værktøj hedder pivottabeller.

En pivottabel kan give et hurtigt og ekstremt godt overblik over dine data.

”En pivottabel er en dynamisk tabel, hvori du let kan ændre udseendet og trække og tilpasse data til ethvert behov.”

Hvis du, efter at have læst guiden, gerne vil arbejde videre med pivottabeller og udnytte de mange muligheder og funktioner, der er gemt i det dynamiske værktøj, kan du deltage på vores kursus i Pivottabeller her!

 

Pivottabeller for begyndere

Der er ingen tvivl om, at du kan nå langt med Excels mange indbyggede formler og funktioner. Men det er bare ikke altid den bedste løsning.

Har du f.eks. et stort regneark med utallige rækker, skal du i stedet vende blikket mod pivottabeller.

I eksemplet nedenfor har vi et regneark med 336 rækker og 6 kolonner.

I kolonnerne kan du se overskrifterne: ”Produkt”, ”Kategori”, ”Beløb”, ”Ordre ID”, ”Site” og ”Dato”.

Pivottabeller for begyndere - Kursusfabrikken.dk

Her kan du nok regne ud, at 336 rækker fortsætter langt ned i Excel-arket, og det kan derfor være svært at overskue og analysere de mange data.

 

Opret en pivottabel

Når du skal oprette en pivottabel, skal du markere en celle i det datasæt, du gerne vil inkludere i tabellen. Du kan blot markere en vilkårlig celle i datasættet.

Klik på menupunktet ”Indsæt” og vælg herefter ”Pivottabel” som vist på billedet nedenfor.

Opret en pivottabel - Kursusfabrikken.dk

Der vil nu komme en dialogboks frem, der hedder ”Opret pivottabel”.

Samtidig vil du kunne se, at Excel automatisk har markeret hele datasættet for dig. I eksemplet nedenfor kan du se en stiplet linje, der markerer hele datasættet.

Under punktet ”Vælg en tabel eller et område”, vil du også kunne se, hvilke celler i arket der vil blive medregnet, og at der i nedenstående eksempel er inkluderet alle 336 rækker.

Hvis Excel ikke har markeret datasættet korrekt, kan du også gøre det manuelt.

Pivottabeller for nybegyndere - Kursusfabrikken.dk

Hvis du klikker på ”OK”, vil Excel nu oprette din pivottabel. Som standard vil Excel oprette tabellen i et nyt ark, men du kan også vælge, at den skal oprettes i det eksisterende ark, inden du klikker på ”OK”.

I dette eksempel vælger vi at oprette tabellen i et nyt regneark og klikker derfor blot på ”OK”.

 

Opbyg og design pivottabellen

Du vil nu kunne se, at Excel har oprettet et nyt ark til Pivottabeller inde i dit eksisterende regneark. I bunden af skærmen står der nu ”Ark 2”, som du med fordel kan omdøbe til ”Pivottabel”, ”Dataanalyse” eller lignende.

Opbyg en pivottabel - Kursusfabrikken.dk

Du vil samtidig også kunne se, at din pivottabel er blevet oprettet i selve regnearket, og at du har fået adgang til pivottabel-panelet i højre side af Excel.

Nu er det tid til at opbygge og designe din pivottabel.

Der er ikke noget endeligt facit på, hvordan du skal opbygge tabellen. Den kan altid ændres og tilpasses, så den viser nøjagtig de data, du er interesseret i at undersøge.

”En pivottabel er en dynamisk tabel, hvori du let kan ændre og omstrukturere dine data med meget få klik.”

Når du skal opbygge din pivottabel, skal du blot trække de elementer ind i de enkelte felter, som du vil undersøge.

 

Pivottabel eksempel

I eksemplet nedenfor kan du se den pivottabel, der er kommet ud af vores datasæt.

Pivottabel eksempel - Kursusfabrikken.dk

I den blå kasse kan du se kolonnenavnene fra vores datasæt; ”Produkt”, ”Kategori”, ”Beløb”, ”Ordre ID”, ”Site” og ”Dato”.

Her vil du også kunne se, at ”Kategori” og ”Beløb” er markeret, og at der er indsat et flueben ud fra disse. Det er de fordi, at elementerne er brugt i pivottabellen i den røde kasse i regnearket.

I den grønne kasse kan du se placeringen af de enkelte elementer. Her har vi blot trukket ”Kategori” ned under ”Rækker” og ”Beløb” ned under ”Værdier”.

I den røde kasse kan du se resultatet af din pivottabel. Excel udregner automatisk resultatet ud fra de felter, du fodrer tabellen med.

Med pivottabellen har vi altså fået et hurtigt overblik over, hvilken produktkategori der har givet den største indtjening:

  1. Bukser: 81.850 kr.
  2. Bluser: 58.815 kr.
  3. T-shirts: 18.670 kr.

Samtidig er det let at se forholdet mellem de forskellige kategorier – i modsætning til det oprindelige datasæt med 336 rækker.

Hvis vi var interesserede i at dykke ned i de forskellige websites (”Site”), kan vi gøre det på flere måder. Vi kan enten trække kategorien ”Site” ned under ”Rækker” og få vist nedenstående tabel.

Pivottabel - Kursusfabrikken.dk

Vi kunne også vælge at trække ”Site” op under feltet ”Filtre”, så resultaterne i stedet kan filtreres efter det relevante website.

 

Hvad kan pivottabeller?

Denne guide var blot en introduktion til pivottabeller for begyndere. Ved at have introduceret den mest simple form for pivottabeller håber vi, at du har fået en forståelse for, hvad pivottabeller er, og hvordan du kan bruge dem.

Pivottabeller har uanede muligheder. Du kan f.eks.

  • Sortere pivottabeller efter eget ønske
  • Oprette relevante filtre og filtrere resultaterne
  • Ændre beregningerne i pivottabellen
  • Oprette flerdimensionelle pivottabeller
  • …Og meget, meget mere

Har du fået mod på pivottabeller, og vil du gerne lære, hvordan du kan bruge det dynamiske analyseværktøj? Du kan læse mere om vores kurser i Pivottabeller og se vores samlede udvalg af Excel kurser her!