Indlæg

Excel HVIS

Hvis du arbejder i Excel og gerne vil automatisere nogle af dine arbejdsopgaver, er det godt at kende til funktionen HVIS. Excel HVIS funktionen bliver brugt til at lave logiske sammenligninger mellem to værdier: En opnået værdi og en værdi, som du forventer at opnå. Det kunne f.eks. være en sammenligning mellem det endelige salg og de opsatte salgsmål.

 

Hvad er Excel HVIS funktionen?

Med en simpel HVIS funktion kan du få Excel til at give to forskellige resultater, alt efter om den såkaldte betingelse i formlen er sand eller falsk.

I eksemplet herunder kan du se, hvordan HVIS funktionen ser ud.

Excel HVIS - Kursusfabrikken.dk

Vi kan altså se, at en Excel HVIS funktion består af:

  • En logisk test (betingelsen)
  • En værdi, hvis testen er sand
  • En værdi, hvis testen er falsk

Lad os give et eksempel på brugen af HVIS-funktionen.

Lad os antage, at du f.eks. er salgschef i en virksomhed, hvor I sælger hårde hvidevarer. Du har en målsætning om, at medarbejderen Mogens sælger for 20.000,00 kr. i juni, hvilket du noterer i dit Excel-ark i kolonnen mål.

Når måneden er omme, får du Mogens’ salgstal, som ligger på 18.000 kr. Dette indtastes også, denne gang i kolonnen salg.

HVIS funktion - Kursusfabrikken.dk

Du kan nu bruge Excel HVIS funktionen til at sammenligne den forventede værdi (mål) og den faktisk opnåede værdi (salg).

I kolonnen “Mål opnået” indtaster vi nu vores formel, der kommer til at se således ud: =HVIS(C4>B4;”Ja”;”Nej”)

Excel HVIS funktionen  

Vi starter med at indtaste =HVIS, som fortæller Excel, at det er en “HVIS funktion”, vi arbejder med. Herefter indtastes C4>B4, som fortæller Excel, at vi vil sammenligne C4 og B4 og finde ud af, om C4 er større end B4. Derefter indtastes “JA”; “NEJ”, som er de svarmuligheder, formlen kan give, alt efter om betingelsen er opnået eller ej.

HVIS funktion resultat - Kursusfabrikken.dk

Som det ses på ovenstående billede, har Mogens ikke opnået sit salgsmål, og HVIS funktionen giver derfor resultatet “Nej”. Vi kan kopiere formlen til de andre medarbejdere, og derved få en samlet oversigt over, hvem der har opnået de individuelle salgsmål.

Salgsmål og bonus

Vi kan nu vælge at lave endnu en HVIS-funktion på baggrund af de samme tal fra før.

Denne gang vil vi beregne salgsbonus. I virksomheden opnår medarbejderne nemlig en bonus, hvis de sælger mere end målsætningen. Bonussen er på 3 % af medarbejderens opnåede salgsbeløb.

Vores HVIS-formel kommer til at se således ud:

=HVIS(C4>B4;C4*$G$4;0)

Formlen fortæller, at hvis salget er større end målet, så skal bonus beregnes ved, at salget ganges med 3 %. Men hvis salget ikke er større end målet, så skal bonus være 0.

I formlen er indsat $-tegn. Dette fortæller Excel, at det er en absolut reference. Det gør det muligt at kopiere formlen til resten af medarbejderne og fortsat henvise til cellen med 3 % bonus.

HVIS funktion bonus - Kursusfabrikken.dk

Som det ses af vores udregning på ovenstående billede, opnår Mogens 0,00 kr. i bonus, mens blandt andet hans kollega Tina opnår 600,00 kr. i bonus.

Excel HVIS funktionen hjælper os her til at automatisere bonussystemet, og funktionen gør samtidig arbejdsprocessen med udregningen forenklet.

Dette er kun ét eksempel på, hvordan HVIS funktionen kan bruges. Funktionen er et godt arbejdsværktøj, hver gang du skal lave en logisk sammenligning mellem to betingelser.

Vi håber, at denne guide har kunnet hjælpe dig i dit arbejde. Hvis du gerne vil godt i gang med Excel, udbyder vi en række Excel kurser. Hvis du er nybegynder, har vi f.eks. et grundkursus i Excel, og til den mere øvede bruger udbyder vi ligeledes et kursus i Excel udvidet.

Rigtig god arbejdslyst!

Excel LOPSLAG

Når du skal arbejde med store mængder data i Excel, er det væsentligt at kende til Excels forskellige opslagsfunktioner.

Disse kan hjælpe dig med at gøre arbejdet i Excel mere effektivt, så du kan spare tid i dit daglige arbejde.

I dette blogindlæg kigger vi nærmere på funktionen LOPSLAG, som kan bruges til at søge efter specifik data i regneark med store datamængder.

Hvad er LOPSLAG?

LOPSLAG er en opslagsfunktion, som kan bruges til at slå en værdi op i en lodret tabel. Det kunne f.eks. være et postnummer, et medarbejdernummer eller et produktnummer.

Funktionen fungerer ved at tage udgangspunkt i data, som du allerede kender. Det kunne fx være et ordrebeløb, som vi bruger i eksemplet nedenfor. Den kendte data bruger vi så til at finde frem til den ukendte data – altså den data, som vi vil lede efter i de lodrette tabeller.

I det eksempel, I kan se nedenfor, er den kendte data ”Ordrenummeret” og den ukendte data er ”beløbet”. Vi vil altså ved hjælp af ordrenummeret søge frem, hvor meget der er blevet solgt for på det givne ordrenummer.

Begynderguide til brug af LOPSLAG

I dette eksempel arbejder vi ud fra et datasæt på 335 rækker. Vi vil ved hjælp af Ordre ID’et søge efter det beløb, der er solgt for på den enkelte ordre. Ved at bruge LOPSLAG-funktionen vil det være nemt at søge beløbet frem ud fra det enkelte Ordre ID.

 

LOPSLAG datasæt

 

Det, vi gerne vil søge frem, er beløbet, der er købt for i en given ordre. Vi stiller os derfor i feltet, hvor vi gerne vil have, at resultatet skal stå. I dette eksempel er det celle I3.

Vi indtaster =LOPSLAG()

 

LOPSLAG opstart

Imellem de to paranteser skal vi nu skrive argumenterne for funktionen. Argumenterne er de data, som funktionen skal lede i, og de er dermed essentielle for, at funktionen kan fungere.

Først indtaster vi cellenavnet på den celle, som skal bruges til opslag af Ordre ID. I dette tilfælde I2, efterfulgt af et semikolon.

Efter semikolon skal vi indtaste de celler, som vi vil lede efter værdien i (hos os er det kolonne B+C+D+E). Så vi indtaster B2:E336 (her er det vigtig at huske et kolon mellem de to cellebetegnelser).

Herefter sætter vi endnu et semikolon.

Som det tredje skal vi indtaste kolonnenummeret på den kolonne, som vi vil søge efter den specifikke data i. I vores tilfælde er det kolonne E, som indeholder “Beløb”. Kolonne E er den fjerde kolonne i de fire kolonner vi søger i, derfor indtaster vi 4 og endnu et semikolon.

Bemærk: Når du skal bruge LOPSLAG, skal kolonnen med den kendte data stå til venstre for den kolonne, som vi søger i. Ellers vil funktionen ikke fungere.

Som det fjerde og sidste argument indtaster vi FALSE. Ved at skrive dette, sætter vi funktionen til at lede efter en præcis værdi.

 

Tryk herefter ENTER for at fortælle Excel, at du er færdig.

Vi får nu vist følgende i Excel. I vores felt står der #I/T.

Dette er ikke en fejl, men vil kun fremkomme, indtil vi prøver at søge efter et bestemt Ordre ID.

LOPSLAG udbytte

 

Vi vil gerne finde beløbet på Ordre ID 9, og indtaster derfor “9” i celle I2. Ud fra denne data giver LOPSLAG-funktionen resultatet 799, som vi, ved hjælp af tabellen til venstre, kan se stemmer.

 

LOPSLAG resultat

 

Vi har nu vist dig, hvordan LOPSLAG-funktionen kan bruges til at navigere rundt i et datasæt. Ved hjælp af LOPSLAG kan du altså nemt søge efter bestemte data, så du slipper for manuelt at søge igennem datasættet.

Vi håber, at denne guide kan hjælpe dig til at lette dit arbejde i Excel.

Hvis du gerne vil lære mere om Excel og dets mange funktioner, så udbyder Kursusfabrikken et dagskursus i Excel. Hvis du allerede har erfaring med at arbejde i Excel, har vi også et kursus i Excel udvidet.

God arbejdslyst!

Pivottabeller for begyndere

Hvis du arbejder med store datamængder i Excel, har du formentlig hørt om pivottabeller. Hvis ikke, præsenterer vi her et uundværligt analyseværktøj, som du kan bruge til at trække vigtig information ud af store, uoverskuelige datasæt. Med vores guide Pivottabeller for begyndere kan du komme godt fra start med pivottabeller.

 

Hvad er en pivottabel?

Hvis du er nybegynder i Excel, vil du formentlig primært bruge Excels standardfunktioner og -formler til udregning og analyse af dine data.

Men hvis du arbejder med store datamængder, findes der et værktøj, der kan gøre dit arbejde meget lettere.

Det værktøj hedder pivottabeller.

En pivottabel kan give et hurtigt og ekstremt godt overblik over dine data.

”En pivottabel er en dynamisk tabel, hvori du let kan ændre udseendet og trække og tilpasse data til ethvert behov.”

Hvis du, efter at have læst guiden, gerne vil arbejde videre med pivottabeller og udnytte de mange muligheder og funktioner, der er gemt i det dynamiske værktøj, kan du deltage på vores kursus i Pivottabeller her!

 

Pivottabeller for begyndere

Der er ingen tvivl om, at du kan nå langt med Excels mange indbyggede formler og funktioner. Men det er bare ikke altid den bedste løsning.

Har du f.eks. et stort regneark med utallige rækker, skal du i stedet vende blikket mod pivottabeller.

I eksemplet nedenfor har vi et regneark med 336 rækker og 6 kolonner.

I kolonnerne kan du se overskrifterne: ”Produkt”, ”Kategori”, ”Beløb”, ”Ordre ID”, ”Site” og ”Dato”.

Pivottabeller for begyndere - Kursusfabrikken.dk

Her kan du nok regne ud, at 336 rækker fortsætter langt ned i Excel-arket, og det kan derfor være svært at overskue og analysere de mange data.

 

Opret en pivottabel

Når du skal oprette en pivottabel, skal du markere en celle i det datasæt, du gerne vil inkludere i tabellen. Du kan blot markere en vilkårlig celle i datasættet.

Klik på menupunktet ”Indsæt” og vælg herefter ”Pivottabel” som vist på billedet nedenfor.

Opret en pivottabel - Kursusfabrikken.dk

Der vil nu komme en dialogboks frem, der hedder ”Opret pivottabel”.

Samtidig vil du kunne se, at Excel automatisk har markeret hele datasættet for dig. I eksemplet nedenfor kan du se en stiplet linje, der markerer hele datasættet.

Under punktet ”Vælg en tabel eller et område”, vil du også kunne se, hvilke celler i arket der vil blive medregnet, og at der i nedenstående eksempel er inkluderet alle 336 rækker.

Hvis Excel ikke har markeret datasættet korrekt, kan du også gøre det manuelt.

Pivottabeller for nybegyndere - Kursusfabrikken.dk

Hvis du klikker på ”OK”, vil Excel nu oprette din pivottabel. Som standard vil Excel oprette tabellen i et nyt ark, men du kan også vælge, at den skal oprettes i det eksisterende ark, inden du klikker på ”OK”.

I dette eksempel vælger vi at oprette tabellen i et nyt regneark og klikker derfor blot på ”OK”.

 

Opbyg og design pivottabellen

Du vil nu kunne se, at Excel har oprettet et nyt ark til Pivottabeller inde i dit eksisterende regneark. I bunden af skærmen står der nu ”Ark 2”, som du med fordel kan omdøbe til ”Pivottabel”, ”Dataanalyse” eller lignende.

Opbyg en pivottabel - Kursusfabrikken.dk

Du vil samtidig også kunne se, at din pivottabel er blevet oprettet i selve regnearket, og at du har fået adgang til pivottabel-panelet i højre side af Excel.

Nu er det tid til at opbygge og designe din pivottabel.

Der er ikke noget endeligt facit på, hvordan du skal opbygge tabellen. Den kan altid ændres og tilpasses, så den viser nøjagtig de data, du er interesseret i at undersøge.

”En pivottabel er en dynamisk tabel, hvori du let kan ændre og omstrukturere dine data med meget få klik.”

Når du skal opbygge din pivottabel, skal du blot trække de elementer ind i de enkelte felter, som du vil undersøge.

 

Pivottabel eksempel

I eksemplet nedenfor kan du se den pivottabel, der er kommet ud af vores datasæt.

Pivottabel eksempel - Kursusfabrikken.dk

I den blå kasse kan du se kolonnenavnene fra vores datasæt; ”Produkt”, ”Kategori”, ”Beløb”, ”Ordre ID”, ”Site” og ”Dato”.

Her vil du også kunne se, at ”Kategori” og ”Beløb” er markeret, og at der er indsat et flueben ud fra disse. Det er de fordi, at elementerne er brugt i pivottabellen i den røde kasse i regnearket.

I den grønne kasse kan du se placeringen af de enkelte elementer. Her har vi blot trukket ”Kategori” ned under ”Rækker” og ”Beløb” ned under ”Værdier”.

I den røde kasse kan du se resultatet af din pivottabel. Excel udregner automatisk resultatet ud fra de felter, du fodrer tabellen med.

Med pivottabellen har vi altså fået et hurtigt overblik over, hvilken produktkategori der har givet den største indtjening:

  1. Bukser: 81.850 kr.
  2. Bluser: 58.815 kr.
  3. T-shirts: 18.670 kr.

Samtidig er det let at se forholdet mellem de forskellige kategorier – i modsætning til det oprindelige datasæt med 336 rækker.

Hvis vi var interesserede i at dykke ned i de forskellige websites (”Site”), kan vi gøre det på flere måder. Vi kan enten trække kategorien ”Site” ned under ”Rækker” og få vist nedenstående tabel.

Pivottabel - Kursusfabrikken.dk

Vi kunne også vælge at trække ”Site” op under feltet ”Filtre”, så resultaterne i stedet kan filtreres efter det relevante website.

 

Hvad kan pivottabeller?

Denne guide var blot en introduktion til pivottabeller for begyndere. Ved at have introduceret den mest simple form for pivottabeller håber vi, at du har fået en forståelse for, hvad pivottabeller er, og hvordan du kan bruge dem.

Pivottabeller har uanede muligheder. Du kan f.eks.

  • Sortere pivottabeller efter eget ønske
  • Oprette relevante filtre og filtrere resultaterne
  • Ændre beregningerne i pivottabellen
  • Oprette flerdimensionelle pivottabeller
  • …Og meget, meget mere

Har du fået mod på pivottabeller, og vil du gerne lære, hvordan du kan bruge det dynamiske analyseværktøj? Du kan læse mere om vores kurser i Pivottabeller og se vores samlede udvalg af Excel kurser her!